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用現代化手段,信息化技術為降本增效添磚加瓦——記降本增效先鋒部門信息部

發布時間:2019-06-26    點擊數:86

為加強企業信息化建設,突出信息技術在提高生產質量、降低成本以及改善企業經營管理水平等方面的作用,2018年8月,信息部正式成立。在成立不到一年的時間里,海蓉、海匯、金蓉大廈三地在管理流程優化,視頻會議通訊,物流門房無人值守,CSV管理體系建設等方面取得了質的飛躍,三地信息化建設的步伐正有條不紊的開展,各項工作也初具成效。

據統計,自信息部成立以來,共計開發、優化OA流程24項,內容涵蓋了財務類的費用報銷、各種費用類型的付款申請;項目類的立項、招標文件審批;人力資源類的加班、假期審批、培訓申請、新員工入職及轉正、勞動合同續簽;供應類的各種物料資產采購、合同會簽;研發類的文件審批等。將傳統線下簽字的工作審批流程,通過信息化方式實現電子審批,結合企業相關管理制度固化了工作審批流轉節點,并有效的解決了傳統簽字審核異地無法及時簽批的問題,提高了日常工作審批授權效率,平均用時由原來的2至3天縮短至半天甚至10分鐘便能完成簽批,同時,業務完結時通過數據庫存檔可以對發生的業務提供有效的追溯和歸檔管理,實現了無紙化辦公,大大提高了工作效率。

今年,正值海蓉“降本增效,從我做起,從點滴做起”活動在全廠如火如荼開展之際,信息部也結合自身的工作實際為降本增效做出了自己的貢獻。為了解決海蓉、海匯、金蓉三地會議同步召開以及減少參會人員因為異地參會造成的時間浪費,車輛使用開銷偏大等問題,信息部自成立之初,便重點著手解決三地視頻會議系統部署問題。通過需求收集、市場調研、架構搭建、系統部署、上線測試、問題反饋、優化改進等一系列舉措,最終完成了三地視頻會議系統部署,大大提高了日常會議召開的效率,節約了一大筆可觀的費用。據公司派車專員講到,在視頻會議系統未部署之前,幾乎每天都會因為各部門組織的會議進行派車,有時因為參會人員較多的緣故,公司車輛不夠用,還會外租車輛,一輛7座的商務車,從都江堰往返雙流一次大概需要400元左右,考斯特的費用就更貴了。視頻會議系統未部署之前,人員因為往返開會,幾乎會消耗一天的時間,其他工作也會擱置,此外,公司的駕駛員也會因為會議緣故,超負荷往返三地。現在,三地視頻會議系統的成功部署,不僅解決了以上問題,也為我們后續工作的開展提供了良性循環。

據信息部負責人吳濘君介紹,前段時間,信息部重點開展了海匯物流門房無人值守項目,該項目主要是通過系統集成,將監控系統入侵檢測、紅外傳感探測、遠程操控等功能相結合,有效提升海匯物流門房安全等級,實現外部人員入侵提前預警提示、警報警示、遠程喊話等功能,讓正門房安保人員及時觀察到物流門房人流、車流動向,真正意義上實現了無人職守。目前海匯物流門房已經實現了無人值守,撤銷了經警隊白天值班崗哨,通過信息化的方式減少了人員編制,有效的起到了降本增效的作用。

當然,信息部在CSV管理體系方面,也做了大量的工作,從計算機化系統完整生命周期出發,建立較系統較完善地全過程管理體系,編寫16個計算機化系統管理類SOP,實現該管理體系從無到有的突破。

信息部,雖然是一個新生的部門,但是在降本增效、為公司謀發展方面,他們一點都不含糊,正用現代化的手段,信息化的技術為公司的發展貢獻自己的力量。

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